Przekazywanie i brakowanie dokumentacji

Przekazywanie akt do archiwum

Dokumentacja przekazywana jest do Archiwum po okresie od 2 do 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu teczki.

  1. Uporządkowanie akt
    1. Przełożenie z segregatorów do teczek papierowych,
    2. Prawidłowe opisanie teczki, zgodnie z wymogami,
    3. Dołączenie na początku teczek spisu spraw/spisu zawartości teczki,
    4. Wyłączenie wtórników/kopii,
    5. Ułożenie spraw w kolejności numerów ze spisów spraw/spisu zawartości teczki oraz chronologiczne pism w każdej ze spraw,
    6. Wszystkie zapisane karty numeruje się ołówkiem w górnym prawym rogu,
    7. Usunięcie części metalowych,
    8. Przesznurowanie akt,
    9. Ułożenie teczek w kolejności symboli z wykazu akt,
    10. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu akt (3 egz.),
    11. Archiwum przegląda akta pod kątem ich właściwego uporządkowania,
    12. W przypadku nieprawidłowości Archiwum może odmówić przyjęcia akt.

W przypadku pytań prosimy o kontakt z pracownikami Archiwum.

 

 

 

Brakowanie akt

Brakowaniu podlegają materiały określone symbolem B i Bc, których okres przechowywania już minął. Czas przechowywania liczy się od 1 stycznia następnego roku kalendarzowego po załatwieniu sprawy i zamknięciu teczki.

  1. Wydzielenie i brakowanie odbywa się pod kierunkiem komisji ds. brakowania powołanej rozkazem Rektora-Komendanta. W jej skład wchodzą pracownicy archiwum oraz pracownicy tych komórek organizacyjnych, których dokumentacja jest brakowana.
  2. Brakowanie odbywa się na podstawie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej.
  3. Protokół sporządza pracownik odpowiedzialny za daną dokumentację, łącznie dla każdego typu kategorii (porządkując spis wg kategori od najwyższej do najniższej).
  4. Protokół wykonuje się w 2 egz. i wysyła do nadzoru archiwlanego (Warszawa) celem uzyskania akceptacji.
  5. Po uzyskaniu zgody na brakowanie, jednostki/komórki organizacyjne we własnym zakresie przekazują do archiwum dokumentacje do zniszczenia.

 

W przypadku niszczenia dokumentacji bieżącej, nie objętej brakowaniem, komórki organizacyjne samodzielnie dostarczają tę dokumentacje do Archiwum, po wcześniejszych ustaleniach telefonicznych bądż mailowych. Niszczenie odbywa się w ściśle wyznaczonych terminach.

 

 

fb1tw1yt1in1

PUBLIKUJ WYDARZENIA RAZEM Z NAMI

#amwgdynia